Как сделать эффектную презентацию, если вы не дизайнер

---

Презентации нужны, чтобы сделать сообщение ярким и понятным. На учёбе, в офисе, в научной среде — в основном этим занимаются не дизайнеры-профессионалы, а люди из других сфер.

Если крутая презентация нужна срочно, а вы ничего не знаете о композиции и сочетаниях цвета, эта статья для вас. Эксперты онлайн-института Vill собрали рекомендации по структуре и составу, правила публичных выступлений, чтобы ваш доклад запомнили все.

Где нужны презентации

Презентации нужны в ситуациях публичных выступлений — они способствуют диалогу, фокусируют внимание слушателей и помогают искать общий язык. Вот где без них точно не обойтись — во всех этих сферах концепции презентаций немного отличаются.

— Образование и учеба. Презентации играют важную роль в процессе обучения, помогая студентам усвоить материал более эффективно и запомнить ключевые моменты. В академической среде презентации играют решающую роль при защите проектов или научных исследований.

— Стартапы и предпринимательство. При привлечении инвестиций или презентации своего стартапа необходимо убедительно и четко донести идею и потенциал проекта до инвесторов.

— Публичные мероприятия. Грамотная презентация помогает удерживать внимание аудитории, убеждать и вдохновлять людей на конференциях, семинарах и неформальных публичных мероприятиях.

В каждой из этих ситуаций подготовка и проведение презентации приближает спикера к аудитории и делает взаимодействия эффективнее.

Какой должна быть презентация?

Успешная и качественная мультимедийная презентация должна отвечать нескольким ключевым критериям вне зависимости от направления и места использования:

— Ясная структура и логика. Презентация должна иметь чёткую структуру с введением, основной частью и заключением. Логическая цепочка между слайдами поможет удержать внимание слушателей.

— Визуальная привлекательность. Этот параметр достигается фотографиями, картинками, графиками, выдержанными в одном стиле. Они помогают поддерживать связь между всеми частями.

— Баланс текста и изображения. Не перегружайте слайды текстом. Важно использовать краткие фразы или ключевые слова, а не абзацы или полные предложения. Изображения и текст должны дополнять друг друга. Не переписывайте всю свою речь на слайды.

— Чёткость и читаемость. Шрифты должны быть простыми и легко читаемыми. Размер шрифта должен быть достаточным для комфортного прочтения на экранах разного размера.

— Соответствие аудитории и целям. Презентация должна быть адаптирована к аудитории. Используйте термины и примеры, понятные именно вашей целевой группе. Определите концепцию и цели презентации при её подготовке.

— Умеренное использование анимации и эффектов. Анимация и переходы могут придать динамики презентации, но их использование должно быть умеренным и не отвлекать от основного содержания. Особенно если выступление проводится в формальной деловой обстановке.

— Техническая надежность. Предварительно проверьте работоспособность техники и совместимость форматов, особенно если выступаете в новом месте. Готовьте файл в нескольких форматах — Google Slides, Keynote, PowerPoint, самый надёжный для всех устройств — pdf.

Определение целей и аудитории 

Заранее изучите, для кого вы делаете презентацию, каких целей добиваетесь, насколько ваши слушатели знакомы с вами и вашей темой. Вам нужно их убеждать или просто передать информацию? На основе этих факторов определите стиль и степень подробности презентации.

— Изучение аудитории. Определите, кто составляет вашу аудиторию. Оцените их возраст, пол, профессиональный статус, уровень знаний по теме вашей презентации и их ожидания от нее. Разное количество информации потребуется студентам и профессорам академий или бизнес-партнёрам.

— Определение целей презентации. Сформулируйте конкретные цели, которые вы хотите достичь с помощью презентации. Например, это может быть информирование, убеждение, вдохновение или вызов к действию. 

— Адаптация сообщения для аудитории. Сформулируйте основной месседж или ключевые идеи вашей презентации, которые наилучшим образом релевантны и полезны для вашей аудитории. Выскажите идеи в ясных формулировках.

— Контрольная точка. Пересмотрите сформулированные цели и месседжи, убедитесь, что они соответствуют аудитории, для которой вы создаете презентацию. Добавьте нужной информации или уберите лишнее.

Допустим, вы готовите презентацию об новой эко-инициативе для студентов университета, чтобы вдохновить их на более осознанное обращение с территорией кампуса. Вот как можно определить цели презентации и месседж для этой аудитории:

Аудитория и её потребности:

— Студенты различных факультетов (технические, гуманитарные и т.д.) в возрасте от 18 до 25 лет.

— Знания о проблемах экологии могут быть разнообразными, от базовых до глубоких. Предугадать уровень заранее вы не можете, поэтому готовьтесь отвечать и на совсем базовые, и на сложные частные вопросы.

Определение целей презентации:

— Познакомить студентов с инициативой по улучшению экологии кампуса.

— Убедить аудиторию в важности их участия в проекте по экологии.

— Предложить конкретные шаги и действия, которые студенты могут предпринять для поддержки проекта.

Адаптация сообщения для аудитории:

— Основной месседж: «Сделай свой кампус чище и зеленее».

— Использование простого и понятного языка, чтобы донести информацию до широкого круга студентов. Без сложных научных терминов и сообщений об исследованиях.

— Визуальные материалы: фотографии до и после, иллюстрирующие потенциал улучшения экологической обстановки, инфографика и результаты опросов.

Таким образом, подготовка презентации помогает вам лучше структурировать собственный материал и понятно уложить его в голове.

Структура презентации 

Структура презентации совпадает со структурой любой публичной речи или эссе. Вы должны ввести слушателей в курс дела, передать основную информацию и подвести итог. Вот типичная структура презентации:

Введение:

— Приветствие и представление себя или своей команды.

— Определение целей презентации и краткое обозначение темы.

— Крючок — факт, вопрос или история, которые заставляют аудиторию заинтересоваться вашей темой.

Основная часть:

— Обзор ключевых пунктов или тезисов, которые поддерживают вашу тему.

— Подробное изложение каждого ключевого пункта: использование примеров, иллюстраций, статистики и аргументов для поддержки каждой идеи.

— Визуальные материалы (графики, таблицы, диаграммы) для усиления вашего сообщения.

Заключение:

— Повторение основных идей или тезисов для закрепления ключевых понятий.

— Подведение итогов, связывание презентации с введением для завершения круга.

— Призыв к действию или подведение к четкому выводу: что вы хотите, чтобы аудитория сделала или помнила после презентации.

Вопросы и обсуждение:

— Предложение аудитории задать вопросы или высказать свои мысли.

— Взаимодействие с аудиторией, ответы на вопросы и уточнения.

Каждая часть презентации имеет свою цель: введение привлекает внимание, основная часть информирует и убеждает, заключение закрепляет идеи, а вопросы и обсуждение обеспечивают взаимодействие с аудиторией. Важно создать логическую связь между каждой частью, чтобы презентация была последовательной и убедительной.

Продолжим разбирать пример из прошлого пункта с экологической презентацией.

Примерная структура презентации:

— Введение: Знакомство с текущим состоянием экологии кампуса.

— Основная часть: Презентация проекта, возможности участия и практические действия, которые могут быть предприняты студентами.

— Заключение: Призыв к действию, конкретные шаги, которые студенты могут предпринять прямо сейчас.

Это лишь примерный план, который учитывает аудиторию и цели презентации. Такая презентация будет структурирована и адаптирована таким образом, чтобы максимально эффективно донести идеи и вдохновить студентов к действию в рамках экологического проекта на кампусе.

Визуальное оформление 

Даже если вы не профессиональный дизайнер, правильное оформление презентации вам удастся. Мы собрали несколько рекомендаций — проверяйте эти детали в своих презентациях, чтобы сохранить единство стиля.

Шрифт, палитра, графика: выбор стиля

Выбор шрифтов и цветовой палитры в презентации влияет на настроение презентации, задаёт ей тон и доносит ваш месседж до аудитории. Вот какие шаги помогут сделать правильный выбор:

1. Определите тему и цели презентации. Серьезные темы требуют классических шрифтов, таких как Arial или Times New Roman, потому что акцентируют внимание на информации. Более творческим темам и неформальным встречам подойдут характерные шрифты, имитирующие рукописные, например, Papyrus.
2. Выберите цветовую палитру, сочетающуюся с контекстом. Гармоничные цвета из одного цветового круга или аналогичные цвета подойдут для серьезных тем, в то время как яркие цвета могут использоваться для более творческих презентаций.
3. Обратите внимание на контраст и читаемость. Убедитесь, что текст не сливается с фоном, выделите ключевые слова контрастными цветами или жирным для лучшего восприятия.
4. Выберите графику и изображения. Она должна соответствовать стилю шрифта и палитре. Например, если вся презентация выдержана в монохромной палитре серого и бежевого, вам подойдут минималистичные схемы и силуэты, а яркой и кислотной цветовой схеме подойдут неоновые украшения.

Продолжим разбирать пример с сообщением о новом эко-проекте в университете. Вот как подобрать стиль, шрифты и гамму для него.

1. Соответствие теме и стилю. Для поддержки темы экологии выберите изображения природы, символы возобновляемых источников энергии. Для молодёжной аудитории, которая ценит современные технологии, изображения с использованием инновационных устройств или приложений также будут уместны.
2. Соответствие цветовой палитре и стилю дизайна. Используйте цвета природы: зелёный, голубой, коричневый, бежевый. Если хочется добиться большей яркости и современности, используйте неоновые цвета в сочетании с более спокойными для ярких акцентов.
3. Выбор шрифтов. Балансируйте между строгостью и современностью — выбирайте минимализм. Вам подойдут шрифты семейств Helvetica, Roboto, Montserrat. В них нет засечек, что делает их менее формальными. 
4. Соответствие контексту и сообщению. Используйте статистику, оформленную в подходящей стилистике. Для молодёжи будет уместно добавить пару мемов. Используйте фотографии кампуса и его окрестностей.

Схемы оформления слайдов 

Сохранение простоты и читаемости слайдов в презентации — это ключевой момент для успешной передачи информации. Некоторые подходы, которые помогут в этом:

— Простота. Ограничьте количество текста на слайде, используйте ключевые фразы вместо полных предложений. Один слайд — одна основная идея. Это сделает информацию легче и доступнее.

— Читаемость. Используйте крупный шрифт для основного текста (не менее 24 пунктов) для читаемости даже на дальних расстояниях. Обеспечьте контраст между текстом и фоном для легкости восприятия информации. Подбирайте цвета, которые хорошо сочетаются и не утомляют глаза — кислотные и неоновые для шрифтов лучше не использовать.

— Разметка. Разделите слайд на секции: заголовок, основной текст, визуальные элементы (графики, изображения). Используйте автоматическое выравнивание для создания порядка и чёткости на слайде.

— Выравнивание. Выравнивайте текст и элементы по горизонтали и вертикали, чтобы создать порядок и баланс на слайде. Используйте линии сетки или готовые шаблоны для точного расположения элементов на слайде.

Ресурсы для создания презентаций

Подбирать структуру самостоятельно каждый раз — это долгий процесс, для которого нужно знать законы композиции, стиля и сочетания цветов. Этот вопрос помогут решить сайты с готовыми шаблонами и онлайн-ресурсы.

— Microsoft PowerPoint Online / Google Презентации. Эти сервисы позволяют создавать презентации в браузере и делиться ими. Там есть несколько универсальных встроенных шаблонов.

— Canva. Это популярный ресурс для дизайнеров, где вы найдёте шаблоны не только для презентаций, но и для других медиа-изображений.

— Prezi. Альтернатива PowerPoint и Google Презентациям. Предоставляет возможность создавать интерактивные и динамичные презентации, отличающиеся от классического слайд-шоу.

— SlidesCarnival. Этот ресурс предлагает бесплатные тематические шаблоны для презентаций в PowerPoint, Google Презентациях и Keynote. После скачивания их можно редактировать, менять палитру и подстраивать под свои цели.

— Visme. Позволяет создавать разнообразные визуальные материалы, включая презентации, инфографику и анимированные статистические графики.

— Slidebean. Инструмент для создания презентаций с функцией автоматического дизайна. С ним готовить выступления и структурировать их станет проще. Особенно полезен для учёбы и научных докладов.

Эффективная коммуникация и речь 

Презентация и речь должны дополнять друг друга, создавая единое целое, чтобы эффективно передать информацию и убедить аудиторию. Презентация служит визуальной поддержкой для речи, укрепляя ключевые моменты, дополняя иллюстрациями и графикой, в то время как речь расширяет и объясняет те аспекты, которые нельзя передать через слайды, добавляя личное отношение и вдохновение. Поэтому кроме визуального ряда вам понадобится и навык взаимодействия с аудиторией. При выступлении не забывайте об этих деталях.

— Визуальный контакт. Смотрите в глаза людям в зале. Это создает ощущение личной связи и позволяет удерживать внимание.

— Интерактивность. Включайте в презентацию вопросы, риторические или прямые, что стимулирует участие аудитории и поддерживает включённость.

— Используйте жесты и мимику. Не превращайте лицо в непроницаемую маску. Улыбка, игра голосом подчеркнут важные моменты и эмоции, что делает вас привлекательнее как спикера.

— Слушайте аудиторию. Будьте готовы к неожиданным вопросам, перебивкам или реакциям. Не оставляйте комментарии без внимания.

— Пользуйтесь разными методами связи. Переключайтесь между текстом на слайдах, собственными рассказами, примерами, фотографиями, чтобы поддерживать интерес и не дать аудитории утомиться.

— Регулярные паузы. Дайте возможность аудитории осознать информацию и задать вопросы. Не проговаривайте весь свой текст подряд.

Поддержание контакта с аудиторией — это не только способ удержать их внимание, но и создать атмосферу взаимодействия, где обмен информацией происходит двусторонне.

Практические советы и ошибки, которые стоит избегать 

Распределение времени во время презентации важно для поддержания баланса между содержанием, аудиторией и обсуждением вопросов. Вот несколько советов:

— Планирование времени. Разделите время на введение, основную часть и заключение. Оцените, сколько времени выделить каждому слайду или разделу, чтобы уложиться в установленные рамки.

— Практика. Тренируйтесь считать время во время репетиций презентации. Это поможет оценить, сколько времени вы тратите на каждую часть и как лучше распределить его в день презентации. Используйте часы или таймер при выступлении.

Что касается управления стрессом:

— Подготовка. Чем лучше вы подготовлены, тем увереннее чувствуете себя. Практикуйтесь перед презентацией, знание материала снижает стресс.

— Дыхание и релаксация. Глубокие вдохи и выдохи помогают снять напряжение и расслабить голосовые связки. Дыхательные практики сделают ваш голос размереннее и мягче.

— Открытое мышление. Подумайте о презентации как о возможности поделиться знаниями, а не как о испытании. Любопытство и собственная заинтересованность помогают справиться со стрессом.

— Взаимодействие с аудиторией. Сфокусируйтесь на связи с аудиторией, слушайте их реакции и вопросы, это поможет уменьшить чувство изоляции и стресса, уменьшить боязнь критики..

Чек-лист распространенных ошибок 

Когда презентация готова, просмотрите её ещё раз по этим пунктам и исправьте те нюансы, которые обнаружите в своей работе.

— Перегруженность информацией. Слишком много текста на слайдах может утомить аудиторию и снизить внимание. Избегайте длинных предложений, оставляйте лишь ключевые фразы.

— Плохая читаемость. Мелкий или плохо контрастирующий текст с фоном делает презентацию сложной для чтения. Используйте крупный шрифт и контрастные цвета.

— Отсутствие структуры. Несвязные слайды без логической последовательности затрудняют понимание. Разделите презентацию на чёткие разделы с визуальными и текстовыми связями между ними.

— Избыточность визуальных эффектов. Обилие анимации или объёмных переходов отвлекают от основного сообщения. Используйте их умеренно, поддерживая логику и понятность.

— Отсутствие интерактивности. Монотонная речь без вовлечения аудитории может уменьшить интерес. Добавьте в план выступления вопросы, дискуссионные моменты или опросы.

— Несоответствие контента и аудитории. Презентация должна адаптироваться под интересы и уровень знаний аудитории. Учитывайте их потребности и ожидания.

Используйте шаблоны презентаций, которые предлагают стандартные и удобные для восприятия структуры. Также, перед презентацией, проведите тестирование, убедитесь, что все четко и понятно для вас и вашей аудитории.

Чтобы презентации не становились для вас постоянным стрессом, постоянно практикуйтесь, начинайте с небольших сообщений. От пары слайдов вы сможете дойти до длинных лекционных материалов.

Подписывайтесь на соцсети онлайн-института Vill — там мы публикуем ещё больше советов для начинающих дизайнеров и помогаем им в развитии. Постоянно держим в курсе новинок и анализируем тенденции — давайте изучать дизайн вместе!